Apa sih gunanya memakai jasa Wedding Organizer? Hmm… bagi yang belum pernah menjalankan resepsi pernikahan mungkin belum bisa membayangkan betapa rumitnya hal yang harus diurus meski acara resepsi hanya berlangsung dalam kurun waktu beberapa jam saja. Jika tidak terbiasa menghandle event, bisa-bisa stres lho.
Jika menggunakan bantuan keluarga, yang pasti harus memastikan setiap anggota keluarga kompak dan memiliki kesamaan visi misi tentang resepsi pernikahanmu. Karena jika tidak kompak, di hari H pernikahan bisa ‘berantakan’ atau terjadi keributan-keributan antar keluarga karena perbedaan pendapat, tentunya hal ini tidak diharapkan yaa.
Nah, salah satu solusi agar keluarga tenang dan damai menikmati acara pernikahanmu adalah dengan menggunakan jasa Wedding Organizer. Setidaknya akan ada 6 hal yang dilakukan oleh Wedding Organizer yang dapat membantumu mewujudkan pernikahan impian tanpa repot.
1. Mempersiapkan susunan acara dari awal hingga selesai
Bukan sekadar membuat susunan acara, tetapi juga memastikan semua berjalan sesuai dengan rundown yang telah dibuat, termasuk melakukan Gladi bersih sebelum hari H.
Meski terlihat mudah, faktanya membuat susunan acara perlu detail dan sekaligus memastikan checklist kesiapan vendor, panitia dan juga keluarga. Bagi yang tidak terbiasa melakukan hal secara rinci, bisa-bisa kecolongan atau kelupaan, misalnya tidak ada yang menyambut kedatangan tamu penting, atau kelupaan menyediakan makanan untuk penghulu dan MC, atau bahkan terlewat menuliskan daftar pemotretan di pelaminan.
Selain itu, Weeding Organizer juga berfungsi sebagai time keeper yang akan mengingatkan kepada tim yang bertugas di titik masing-masing untuk menaati jam atau urutan acara yang sudah dibuat sebelumnya. Misalnya saat makeup pengantin, Wedding Organizer harus memastikan supaya waktu makeup tidak melebihi jadwal agar tidak mengganggu jalannya acara selanjutnya.
2. Mengkoordinir kesiapan kerja vendor pernikahan yang telah ditentukan oleh pihak calon pengantin
Jelang hari H, sebagai pengantin tentunya akan lebih fokus pada kesiapan diri sendiri, mulai dari perawatan wajah, tubuh sampai ke persiapan batin. Wedding Organizer bisa membantumu mengkoordinir kesiapan vendor pernikahan yang telah ditentukan sebelumnya.
Misalnya, mengecek kesiapan MC dan Make Up Artist agar datang tepat waktu, memastikan kesiapan tim catering, tim dekor pelaminan, dan lain sebagainya.
Nah, biasanya Wedding Organizer akan melakukan teknikal meeting beberapa kali dengan pihak vendor sebelum hari H untuk memastikan acara dapat berjalan dengan lancar sesuai ekspektasi semua pihak, sehingga pengantin dan keluarga bisa merasa lebih lega karena beberapa beban telah tertangani oleh tim profesional.
3. Mengkoordinir panitia dan atau keluarga
Wedding Organizer juga bertindak sebagai koordinator, yang berfungsi mengkoordinasi seluruh pihak yang terlibat di acara pernikahan, mulai dari calon pengantin, keluarga, para vendor dan pengisi acara, sehingga meskipun keluarga membentuk kepanitiaan sendiri, tetap saja peran koordinator dihandle oleh Wedding Organizer.
Ada kalanya keluarga berbeda pendapat mengenai suatu hal, maka Wedding Organizer bertindak sebagai penengah yang meminimalisir pergesekan konflik antar anggota keluarga. Terbayang yaa bahwa tugas Wedding Organizer sebenarnya tidak mudah juga, karena setiap anggota keluarga tentu punya karakteristik masing-masing yang perlu diperlakukan dengan baik dan tepat.
4. Mendampingi pengantin dan menjaga area pelaminan
Akan ada 1-2 anggota tim Wedding Organizer yang bertugas di area pelaminan untuk memenuhi kebutuhan pengantin, seperti makanan, atau kebutuhan lainnya, sekaligus mengatur jalannya proses salam dan foto para tamu undangan di area pelaminan.
Sebagai pengantin biasanya sulit mobilitas atau berpindah dari pelaminan ke area lainnya, karena memang pengantin harus standby di kursi pelaminan, sehingga kehadiran tim Wedding Organizer ini bisa amat membantu.
5. Menjaga area prasmanan
Banyak yang kurang menyadari pentingnya penjagaan di area prasmanan. Memang benar bahwa dokumentasi pernikahan kebanyakan terfokus pada make up, gaun, serta dekorasi pelaminan, sehingga pengantin maupun keluarga amat memperhatikan detail ini. Akan tetapi tidak demikian bagi tamu undangan, kebanyakan akan menilai berkesan atau tidaknya sebuah pesta pernikahan dari pelayanan prasmanan yang disajikan.
Bukan hanya soal rasa, tapi juga soal kesiapan prasmanan melayani ratusan bahkan ribuan tamu undangan. Apakah jumlah porsi tercukupi atau malah kurang.
Nah, tim Wedding Organizer ada yang bertugas di area prasmanan, dessert, minuman, dan gubukan, guna memastikan jumlah porsi yang dikeluarkan pihak catering sesuai dengan porsi yang dipesan.
Setelah masuk waktu makan, tim akan memastikan porsi makanan selalu tercukupi dan memberi informasi pada pihak dapur/catering bila ada makanan yang mulai habis. Tujuannya agar para tamu undangan seluruhnya mendapatkan layanan makanan yang prima dan tidak sampai kehabisan.
6. Membersihkan semua perlengkapan
Terakhir, Wedding Organizer juga memastikan semua perlengkapan pernikahan dibersihkan dari gedung sehingga kondisi gedung kembali bersih dan rapi seperti semula. Hal ini merupakan bentuk tanggungjawab Wedding Organizer memastikan klien dan vendor sama-sama merasa puas dengan layanan yang diberikan.
Bagaimana? Sudah lebih memahami fungsi dan tugas yang dilakukan oleh Wedding Organizer ya, pastikan memilih Wedding Organizer yang amanah, berpengalaman, dan mengutamakan kepuasan klien.
Artikel lainnya :
Seberapa Perlu Menggunakan Wedding Organizer Untuk Acara Pernikahan?